Die Abgabensatzungen der Kommunen sind in den letzten Jahren zunehmend komplexer geworden. Vor dem Hintergrund des Personalmangels in den Verwaltungen werden heute effektive und flexible Systeme für die Erhebung dieser Abgaben benötigt. KIVi stellt ein System zur Bearbeitung der kommunalen Abgaben dar, mit dem sich aufgrund seines konfigurierbaren Berechnungssystems die unterschiedlichsten Satzungen umsetzen lassen.
1 Einleitung
Im Spannungsverhältnis zwischen den leeren Kassen der Kommunen auf der einen Seite und den Bürgerinteressen auf der anderen Seite kommt es zu immer komplexeren Bestimmungen in den Satzungen der Kommunen.
Ziel der Räte bei der Verabschiedung von Satzungen ist es, faire Regeln zur Berechnung von Steuern und Gebühren festzulegen, die die Bedürfnisse der Kommune steuern. Daraus ergeben sich einerseits komplexe Abrechnungsmodalitäten, die häufig Ausnahmeregelungen, Staffeln und Mindestbeträge beinhalten. Die sich im Laufe der Zeit ändernden kommunalen Ziele führen neben den regelmäßigen Änderungen in der Höhe der Hebe- und Gebührensätze auch zu Änderungen in den Berechnungsmodalitäten, die zudem oft kurzfristig beschlossen werden.
Die Fachämter stehen vor der Aufgabe, diese Satzungen in der Praxis möglichst effizient umzusetzen. Die Umsetzung dieser Abrechnungsmodelle stellt die IT-Abteilungen vor ständig wachsende Herausforderungen. Die damit verbundenen Aufgaben sind häufig mit den derzeit im Einsatz befindlichen Systemen nur mit Zusatzprogrammen und erheblichem organisatorischen Aufwand zu bewältigen.
Mit KIVi wurde deshalb ein integriertes System geschaffen, dass aufgrund seiner Flexibilität den Einsatz von Vorverfahren weitgehend überflüssig macht. Der Bereich mit den mit Abstand komplexesten Abrechnungsmodellen sind sicherlich die Grundbesitzabgaben. Für diesen Bereich wurde deshalb ein besonderes Tarifmodell zur Berechnung der dort anfallenden Gebühren entwickelt. Die Flexibilität dieses Tarifsmodell soll an zwei Beispielen verdeutlicht werden.
2 Tarife in KIVi am Beispiel der Abfallbeseitigung
Tarif für Berechnung nach gewogener Abfallmenge
Zunächst nehmen wir eine Satzung an, die vorsieht, dass die Abfallbeseitigungsgebühren an Hand des Gewichts des entsorgten Hausmülls bemessen werden. Mit jeder Leerung der Mülltonne geht das Wiegen des Abfalls einher. Hierbei wird zur Zuordnung des Abfallgewichts zur Gebührenpflichtigen die Tonne über einen Barcode-Leser eindeutig identifiziert. Die Satzung legt fest, dass je angefallenem Kilogramm Restmüll ein Gebührsatz von 0,57€ zu erheben ist. Zusätzlich ist für jeden aufgestellten 120-l Abfallbehälter eine Grundgebühr von jährlich 153,13€ zu entrichten, die 50kg Abfall beinhalten.
Um eine solche Satzung in KIVi abzubilden, wird in den Steuerungsdaten einmalig der verwendete Behältertyp für diese Nutzung als Tarif angelegt. Für diesen Tarif werden die Grundgebühr und eine Berechnungsvorschrift für die gewichtsabhängige Gebühr festgelegt. Die gewichtsabhängige Gebühr erfordert eine Staffel, bei der die ersten 50 Verbraucheinheiten kostenlos sind, und jede weitere Verbrauchseinheit mit 0,57€ berechnet werden.
Im Rahmen der Sachbearbeitung ordnet der Sachbearbeiter mit Beginn der Gebührenpflicht im Steueramt dem Abgabenpflichtigen den Tarif zu und hinterlegt eine Identifikationsnummer für den Behälter. Dazu verwendet er den in der Abbildung dargestellten Dialog. Bei der Leerung wird die Identifikationsnummer zusammen mit dem ermittelten Gewicht gespeichert und an das KIVi-System übermittelt. Dort wird die entsprechende Maßzahl als Verbrauch für den zugeordneten Tarif gespeichert.
Während der Jahressollstellung werden die übermittelten Gewichte addiert und als Gesamtverbrauch für das vergangene Jahr gespeichert. Aus der Grundgebühr und der gewichtsabhängigen Gebühr ergibt sich dann eine Gesamtgebühr für die Abfallbeseitigung. Diese wird dem Vorjahr zugeordnet. Aus der Differenz zwischen der Vorauszahlung für das Vorjahr und der tatsächliche berechneten Gebühr ergibt sich anschließend eine Erstattung beziehungsweise eine Nachforderung. Diese kann als eigene Sonderfälligkeit angelegt werden, sie kann aber auch mit der ersten Fälligkeit des Folgejahres verrechnet werden. Zusätzlich wird für den folgenden Erhebungszeitraum das im vergangenen Jahr ermittelte Abfallgewicht als Bemessungsgrundlage für die Vorauszahlung verwendet. Abgesehen von stichprobenartigen Kontrollen ist im Regelfall keinerlei Eingriff der Sachbearbeiter für die Veranlagung der Müllgebühren erforderlich.
Abbildung 1: Dialog zum Anlegen einer Gebühr.
Im oberen Bereich wird der Tarif ausgewählt, darunter werden konkrete Daten zu diesem Fall angegeben. Neben dem Beginn der Gebührenpflicht, hier dem 1.1.2004, wurde „1“ als Anzahl der aufgestellten Abfallbehälter eingegeben. Im Bereich Abgabezeiträume werden die zur Veranlagung heranzuziehenden Bemessungswerte dargestellt. Die Identifikationsnummer des Abfallbehälters wird im Bereich Objekte gespeichert.
Tarif für Grünschnitt nach Zeit und Menge
Als zweites Beispiel stellen wir einen Tarif vor, nach dem Grünabfälle abgerechnet werden sollen. Es erfolgt in diesem Fall keine Berechnung nach der tatsächlich angefallenen Abfallmenge. Nur die Größe des Abfallbehälters, die Häufigkeit der Leerung und die Dauer der Bereitstellung des Behälters sollen in die Veranlagung eingehen. Auf Grund der im Sommer aufwändigeren Reinigung der Biomülltonnen und der im Winter geringeren Abfallmenge wurde durch den Rat beschlossen, für die Sommermonate einen höheren Gebührensatz festzusetzen als für die Wintermonate.
Abermals wird in den Steuerungsdaten der verwendete Behältertyp für diese Nutzung als Tarif angelegt werden. Für diesen Tarif wird eine monatliche Grundgebühr angelegt. Um die saisonalen Unterschiede darstellen zu können, werden für diesen Tarif unterschiedliche Berechnungsregeln für die drei sich ergebenden Zeiträume (Januar-Februar, März-September, Oktober-Dezember) eingetragen.
Der Sachbearbeiter ordnet in der Fallbearbeitung wie im Beispiel zuvor zu Beginn der Gebührenpflicht dem Abgabenpflichtigen den dem Behältertyp entsprechenden Tarif zu. Eine Identifikation der Tonne kann hinterlegt werden, sie ist in diesem Fall jedoch nicht notwendig. Bei der Berechung der Gebühren wird automatisch berücksichtigt für welche Zeiträume der Behälter aufgestellt war und welcher Tarif für diesen Zeitraum galt. Durch die im Sommer höheren Gebühren ergeben sich dann in den Sommerquartalen höhere Fälligkeiten als in den Winterquartalen.
3 Weitere Möglichkeiten der Tarifgestaltung
Wir haben in dem Artikel exemplarisch zwei konkrete Beispiele für die Flexibilität des Tarifsystems von KIVi dargestellt, die einen kleinen Ausschnitt der möglichen Konstellationen darstellen. Sie belegen jedoch die durch diesen Ansatz erreichte Flexibilität bei der Berechnung von Gebühren. Neben den vorgestellten Möglichkeiten kann im Tarif zum Beispiel festgelegt werden, dass ein Tatbestand wie etwas Eigenkompostierung sich mindernd auf die Gebühr auswirkt. Auch diese Minderung kann für die unterschiedlichen Saisonzeiträume unterschiedlich sein. Sollte die Leistung durch einen privaten Anbieter erbracht werden und eine Weitergabe der Mehrwertsteuer möglich sein, kann für den Tarif auch ein Mehrwertsteuersatz angegeben werden. Die im Zusammenhang mit der Einführung der Doppik vorgesehene Haushaltführung nach Produkten und Produktgruppen wird von KIVi durch eine Erstellung einzelner Buchungen für jeden Tarif unterstützt. Eine evtl. vorhandene Mehrwertsteuer wird selbstverständlich als gesonderte Buchung an die Kasse weitergegeben.
4 Gesamtsystem
Die beschriebenen Funktionalitäten sind in den Rahmen des KIVi-Gesamtsystems eingebettet, der für alle im kommunalen Umfeld benötigten Verfahren eine einheitliche Bedienung gewährleistet. Diesem Rahmen liegt das Konzept eines Arbeitsablaufs aus den Schritten: Fall suchen, Fall bearbeiten, Bescheiddaten kontrollieren und Fall verarbeiten zugrunde. Dieser Ablauf kann nach Bedarf um die Schritte Zwischenspeichern unvollständiger Fallbearbeitungen oder Freigeben im Rahmen einer Zuständigkeitsregelung ergänzt werden. Beide Vorgänge können über die interne Wiedervorlage verfolgt werden.
Alle erstellten Buchungen werden an das Kassenverfahren der jeweiligen Kommune weitergegebenen und gleichzeitig gespeichert. Auf der Basis der gespeicherten Buchungen können direkt aus KIVi heraus Erlasse, Niederschlagungen und Aussetzungen erstellt werden. Zur Verwaltung der Adressdaten wird das vorhandene Adressverfahren der Gemeinde verwendet. Auf diese Weise werden Probleme mit redundanten Adressbeständen vermieden. Der Druck der Bescheide erfolgt über eine ebenfalls in den meisten Gemeinden vorhandene Drucksoftware, die die von KIVi gelieferten Bescheiddaten zu einem fertigen druckbaren Bescheid aufbereitet.
5 Zusammenfassung
In diesem Artikel wurde an Hand zweier Beispiele einige Möglichkeiten des Tarifsystems von KIVi dargestellt. Auf Grund der Vielseitigkeit dieses Tarifssystems wird es nicht nur im Bereich der Grundbesitzabgaben verwendet, sondern wurde auch auf die Bereiche Sonstige Abgaben und Vergnügungssteuer übertragen. Gerade im Bereich Vergnügungssteuer wird die Änderung der Gesetzgebung in Zukunft zu einer deutlichen Erhöhung der Komplexität der Regelungen führen. KIVi versetzt die Anwender im Steueramt in die Lage auch grundlegende Änderungen der Satzungen ohne Hilfe der IT-Abteilungen im System abzubilden. Dazu trägt neben der Flexibilität auch die klare Orientierung an den Arbeitsabläufen der Sachbearbeitung und intuitive Bedienung über die graphische Benutzeroberfläche bei. Auf diese Weise ermöglicht KIVi die Bewältigung der steigenden Anforderungen an die Fachabteilungen der Steuerämter ohne steigende Personalaufwände zu bewältigen.
KIVi ist eine Gemeinschaftsentwicklung der Städte Bochum und Düsseldorf sowie der Datenzentralen Kommunale Datenzentrale Westfalen-Süd in Siegen und des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein in Moers.
Teile des KIVi-Systems sind seit 2 Jahren im produktiven Einsatz während weitere Teilbereiche sich seit Anfang diesen Jahres im Paralleltest befinden.
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